Что вероятнее всего приходит в голову профессиональному работнику отдела
кадров, когда он узнает, что ему поручено отвечать за организацию
очередного корпоративного мероприятия? Конечно, бывает, что его радует
возможность оторваться от рутинной работы и погрузиться в водоворот идей
и креативных концепций. Но, скорее всего его реакция другая: «Ну, вот
опять это несчастье на голову свалилось». И понять это не сложно. Только
представьте себе, сколько проблем появляется в его жизни с этим
неожиданным поручением. Для начала надо решить и согласовать с
руководством множество вопросов. Прежде всего, надо выбрать место
проведения, не дорогое, но хорошее, достаточно вместительное для всего
коллектива, свободное на дату проведения мероприятия. Надо выбрать
удобный день и время начала. Придумать свежую яркую идею, найти не
дорогого, но остроумного и талантливого ведущего. Выбрать артистов,
которые всем понравятся и не пустят вас по миру своим гонораром. А еще
есть техническое оборудование и транспорт, декорации и спецэффекты,
безопасность и самое главное - бюджет.
Но мало того, что надо серьезно постараться, решая все эти вопросы, но существует еще и персональная ответственность за результат. И это самое больное место. Поскольку бюджет не маленький то и уровень ответственности очень высокий. А в этом хитросплетении сложных моментов, которые должны идеально сложиться в единую картину в самый важный момент проведения мероприятия, так много узких мест, каждое из которых способно свести на нет всю проделанную работу.
Кроме того, вы обязаны не только сделать все согласно плану и уложиться в бюджет, но и угодить людям с диаметрально противоположными предпочтениями: вашим коллегам и вашему руководству. Но и это еще не самое страшное. Как любой организатор массовых мероприятий вы берете на себя ответственность за здоровье и безопасность всех участников праздника. И риски здесь тоже значительные: много алкоголя, сложная техника, высокое напряжение, пиротехника ...
Совершить ошибку проще простого, а цена ее огромна. Вот и выходит, что организатору предстоит либо угробить свои нервы и здоровье на непосильной работе, либо получить проблемы и взыскания за свои недоработки. А возможно, что оба этих результата свалятся на вас одновременно, так что какой уж тут праздник или радость творчества.
Но как это не странно есть люди, которые сделали эту безумную работу своей профессией. Может они мазохисты, или больше не на что не годятся, и поэтому им пришлось заниматься таким ужасным делом? Лично зная большинство самых успешных и профессиональных организаторов мероприятий, могу заверить вас, что это не так. Но все же они люди другого склада. Они по другому подходят к проблемам, которые кажутся вам неразрешимыми. И, конечно же, у них есть опыт и знания, обладая которыми можно поставить под жесткий контроль всю эту гремучую смесь непредвиденного и неизвестного. Вот именно основами этих знаний я и хотел бы с вами поделиться. Уверен, что, прочитав наши материалы, вы не бросите свою успешную карьеру и не уйдете младшим администратором в одно из EVENT агентств. Но вам, безусловно, пригодятся идеи и приемы, которыми мы с вами поделимся.
А начнем мы с того, что разберемся, что такое мероприятие и зачем его проводят?
Часто мне задают примерно такие вопросы: «А как правильно праздновать Новый год в большой компании?», или «Сколько в год должно быть мероприятий, если у нас примерно 2000 сотрудников?» И у меня нет, и не может быть ответа на подобные вопросы. Дело в том, что мероприятие часто воспринимается кадровыми специалистами как данность или необходимость, хотя по своей природе это всего-навсего инструмент. Если перед вами стоят конкретные задачи, такие как снизить количество трудовых конфликтов, или привит сотрудникам основы корпоративной культуры, повысить их лояльность, или мотивировать их, то вам придется разработать комплекс мер для решения этих задач. Одним из очень эффективных инструментов в этом комплексе может стать корпоративное мероприятие. Но именно одним из! Само по себе мероприятие продолжительностью несколько часов неспособно решить все проблемы в коллективе. Для этого придется заниматься ежедневной кропотливой работой. Но EVENT может внести в эту работу сильнейший эмоциональный заряд, который позволит продолжать положительное движение еще много месяцев.
Итак прежде чем принять решение о проведении мероприятия надо взвесить все за и против и понять какие задачи вы хотите решить этим EVENTом и каких целей достигнуть.
Дальше следует сформулировать ключевое сообщение - то есть выразить в короткой фразе ту мысль, которую вы хотите поселить в душах ваших коллег на ближайшие несколько месяцев. Вот теперь у нас появляется материал для творчества. На этом этапе следует пригласить профессиональное агентство. Возможно ваше руководство против? Они считают, что нет смысла переплачивать, и вы сами со всем справитесь? Ну что же, с этим тезисом я бы тоже поспорил. Если смотреть на смету расходов подготовленную, каким нибудь EVENT агентством, то вы заметите, что она состоит из двух неравных частей. Первая - прямые расходы, то есть аренда помещения, фуршет, техника, артисты и так далее. Вторая - гонорар агентства. На первый взгляд очень заманчиво сократить вторую часть и заплатить только прямые расходы, поручив всю организацию сотрудникам офиса. Но кому как не вам HR специалистам понимать, что такая работа далеко не бесплатна для компании. Если вы посчитаете стоимость рабочего времени, которую потратят ваши коллеги, выполняя непривычную для них работу, то она, скорее всего, превысит сумму, которую просило с вас агентство. Кроме того, качество работы будет ниже, а вероятность переплатить поставщикам выше. Поэтому предположим, что вы убедили руководство обратиться к профессионалам.
Что вам следует получить от EVENT компании? Прежде всего, это креативная концепция. Они должны вам показать, какими способами они планируют решить стоящие перед вами задачи, и как передадут коллективу ваше ключевое сообщение. Дальше - бюджет и календарный план. Эти два документа помогут вам пережить этап подготовки мероприятия с минимальными потерями сил и нервов. Но не думайте что, заплатив профессионалам и согласовав с ними основные моменты, вы можете забыть про все до назначенной даты. С каждым новым этапом подготовки ваша роль в нем изменяется, но остается непременно важной. На этапе подготовки главная ваша функция - контроль. Контроль соответствия творческих идей целям и задачам проекта, контроль соблюдения рамок бюджета, контроль сроков и качества исполнения работ, контроль соблюдения мер безопасности и так далее.
И вот приходит день «Х»! Все готово. Все на местах. Время вам отойти в тень и дать профессионалам четко и быстро выполнять свою работу. Но и вы не гость на этом празднике жизни. Теперь ваша задача четко следить за настроением гостей и руководства, оперативно подсказывать организаторам проблемные места и удачные ходы. Кроме того, вам предстоит анализировать результаты проекта и все ваши наблюдения во время мероприятия будут бесценным материалом для этого процесса.
Мероприятие прошло. Поблагодарите своих подрядчиков! причем не только агентство, но и все службы. Доброе слово принесет вам бонусы в следующем проекте. Но как бы удачно не прошел EVENT надо обязательно завершить работу над ним серьезным анализом. Попросить отчет от агентства. Причем отчет не только по финансам (справедливо будет попросить с агента все копии платежных документов подтверждающих расходы по смете), но и содержательный - что, по их мнению, удалось, а что можно улучшить в будущем.
На следующий рабочий день вам предстоит взяться за продолжение работы по решению поставленных задач. Надо сразу же начать использовать те эмоциональные ресурсы, которые дало вам прошедшее мероприятие.
Организация мероприятий это самостоятельная профессия. Но как видите и в профессии кадрового специалиста есть место празднику. Без вашего профессионального вклада любое прекрасно спланированное событие может стать бессмысленной тратой денег на сомнительные развлечения. Ваш вклад незаменим, да и ответственность за результат лежит на вас. Поэтому, даже не занимаясь EVENT бизнесом профессионально, вам придется научиться разбираться во многих профессиональных вопросах. Полезная и актуальная информация может быть очень ценной и сохранить вам не только время или деньги, но и нервы.
Но мало того, что надо серьезно постараться, решая все эти вопросы, но существует еще и персональная ответственность за результат. И это самое больное место. Поскольку бюджет не маленький то и уровень ответственности очень высокий. А в этом хитросплетении сложных моментов, которые должны идеально сложиться в единую картину в самый важный момент проведения мероприятия, так много узких мест, каждое из которых способно свести на нет всю проделанную работу.
Кроме того, вы обязаны не только сделать все согласно плану и уложиться в бюджет, но и угодить людям с диаметрально противоположными предпочтениями: вашим коллегам и вашему руководству. Но и это еще не самое страшное. Как любой организатор массовых мероприятий вы берете на себя ответственность за здоровье и безопасность всех участников праздника. И риски здесь тоже значительные: много алкоголя, сложная техника, высокое напряжение, пиротехника ...
Совершить ошибку проще простого, а цена ее огромна. Вот и выходит, что организатору предстоит либо угробить свои нервы и здоровье на непосильной работе, либо получить проблемы и взыскания за свои недоработки. А возможно, что оба этих результата свалятся на вас одновременно, так что какой уж тут праздник или радость творчества.
Но как это не странно есть люди, которые сделали эту безумную работу своей профессией. Может они мазохисты, или больше не на что не годятся, и поэтому им пришлось заниматься таким ужасным делом? Лично зная большинство самых успешных и профессиональных организаторов мероприятий, могу заверить вас, что это не так. Но все же они люди другого склада. Они по другому подходят к проблемам, которые кажутся вам неразрешимыми. И, конечно же, у них есть опыт и знания, обладая которыми можно поставить под жесткий контроль всю эту гремучую смесь непредвиденного и неизвестного. Вот именно основами этих знаний я и хотел бы с вами поделиться. Уверен, что, прочитав наши материалы, вы не бросите свою успешную карьеру и не уйдете младшим администратором в одно из EVENT агентств. Но вам, безусловно, пригодятся идеи и приемы, которыми мы с вами поделимся.
А начнем мы с того, что разберемся, что такое мероприятие и зачем его проводят?
Часто мне задают примерно такие вопросы: «А как правильно праздновать Новый год в большой компании?», или «Сколько в год должно быть мероприятий, если у нас примерно 2000 сотрудников?» И у меня нет, и не может быть ответа на подобные вопросы. Дело в том, что мероприятие часто воспринимается кадровыми специалистами как данность или необходимость, хотя по своей природе это всего-навсего инструмент. Если перед вами стоят конкретные задачи, такие как снизить количество трудовых конфликтов, или привит сотрудникам основы корпоративной культуры, повысить их лояльность, или мотивировать их, то вам придется разработать комплекс мер для решения этих задач. Одним из очень эффективных инструментов в этом комплексе может стать корпоративное мероприятие. Но именно одним из! Само по себе мероприятие продолжительностью несколько часов неспособно решить все проблемы в коллективе. Для этого придется заниматься ежедневной кропотливой работой. Но EVENT может внести в эту работу сильнейший эмоциональный заряд, который позволит продолжать положительное движение еще много месяцев.
Итак прежде чем принять решение о проведении мероприятия надо взвесить все за и против и понять какие задачи вы хотите решить этим EVENTом и каких целей достигнуть.
Дальше следует сформулировать ключевое сообщение - то есть выразить в короткой фразе ту мысль, которую вы хотите поселить в душах ваших коллег на ближайшие несколько месяцев. Вот теперь у нас появляется материал для творчества. На этом этапе следует пригласить профессиональное агентство. Возможно ваше руководство против? Они считают, что нет смысла переплачивать, и вы сами со всем справитесь? Ну что же, с этим тезисом я бы тоже поспорил. Если смотреть на смету расходов подготовленную, каким нибудь EVENT агентством, то вы заметите, что она состоит из двух неравных частей. Первая - прямые расходы, то есть аренда помещения, фуршет, техника, артисты и так далее. Вторая - гонорар агентства. На первый взгляд очень заманчиво сократить вторую часть и заплатить только прямые расходы, поручив всю организацию сотрудникам офиса. Но кому как не вам HR специалистам понимать, что такая работа далеко не бесплатна для компании. Если вы посчитаете стоимость рабочего времени, которую потратят ваши коллеги, выполняя непривычную для них работу, то она, скорее всего, превысит сумму, которую просило с вас агентство. Кроме того, качество работы будет ниже, а вероятность переплатить поставщикам выше. Поэтому предположим, что вы убедили руководство обратиться к профессионалам.
Что вам следует получить от EVENT компании? Прежде всего, это креативная концепция. Они должны вам показать, какими способами они планируют решить стоящие перед вами задачи, и как передадут коллективу ваше ключевое сообщение. Дальше - бюджет и календарный план. Эти два документа помогут вам пережить этап подготовки мероприятия с минимальными потерями сил и нервов. Но не думайте что, заплатив профессионалам и согласовав с ними основные моменты, вы можете забыть про все до назначенной даты. С каждым новым этапом подготовки ваша роль в нем изменяется, но остается непременно важной. На этапе подготовки главная ваша функция - контроль. Контроль соответствия творческих идей целям и задачам проекта, контроль соблюдения рамок бюджета, контроль сроков и качества исполнения работ, контроль соблюдения мер безопасности и так далее.
И вот приходит день «Х»! Все готово. Все на местах. Время вам отойти в тень и дать профессионалам четко и быстро выполнять свою работу. Но и вы не гость на этом празднике жизни. Теперь ваша задача четко следить за настроением гостей и руководства, оперативно подсказывать организаторам проблемные места и удачные ходы. Кроме того, вам предстоит анализировать результаты проекта и все ваши наблюдения во время мероприятия будут бесценным материалом для этого процесса.
Мероприятие прошло. Поблагодарите своих подрядчиков! причем не только агентство, но и все службы. Доброе слово принесет вам бонусы в следующем проекте. Но как бы удачно не прошел EVENT надо обязательно завершить работу над ним серьезным анализом. Попросить отчет от агентства. Причем отчет не только по финансам (справедливо будет попросить с агента все копии платежных документов подтверждающих расходы по смете), но и содержательный - что, по их мнению, удалось, а что можно улучшить в будущем.
На следующий рабочий день вам предстоит взяться за продолжение работы по решению поставленных задач. Надо сразу же начать использовать те эмоциональные ресурсы, которые дало вам прошедшее мероприятие.
Организация мероприятий это самостоятельная профессия. Но как видите и в профессии кадрового специалиста есть место празднику. Без вашего профессионального вклада любое прекрасно спланированное событие может стать бессмысленной тратой денег на сомнительные развлечения. Ваш вклад незаменим, да и ответственность за результат лежит на вас. Поэтому, даже не занимаясь EVENT бизнесом профессионально, вам придется научиться разбираться во многих профессиональных вопросах. Полезная и актуальная информация может быть очень ценной и сохранить вам не только время или деньги, но и нервы.
